Doanh nghiệp nên chuẩn bị những gì để vận hành công việc hằng ngày hiệu quả?

Một doanh nghiệp vận hành hiệu quả không chỉ phụ thuộc vào đội ngũ nhân sự hay hệ thống quản lý. Những yếu tố tưởng như rất nhỏ như giấy in, nước uống, cà phê, thiết bị liên lạc, dụng cụ vệ sinh, máy tính, thiết bị mạng hay các vật tư phục vụ công việc hằng ngày đều có thể ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất và sự liên tục trong hoạt động.

Đặc biệt với doanh nghiệp có nhiều phòng ban, cửa hàng, nhà xưởng, kho hàng hoặc nhiều địa điểm làm việc, nhu cầu sử dụng vật tư và thiết bị ngày càng đa dạng. Nếu không có kế hoạch chuẩn bị và mua sắm hợp lý, doanh nghiệp dễ gặp tình trạng thiếu vật dụng cần thiết, tồn kho quá nhiều, mua hàng phân tán hoặc phát sinh chi phí không cần thiết.

Vậy một doanh nghiệp nên chuẩn bị những gì để công việc hằng ngày diễn ra thuận lợi?

1. Nhóm vật tư phục vụ công việc và hành chính

Đây là nhóm vật tư cơ bản xuất hiện ở hầu hết doanh nghiệp, từ văn phòng nhỏ đến công ty có quy mô lớn.

Một số sản phẩm thường xuyên được sử dụng gồm:

Đây thường là những mặt hàng có giá trị từng sản phẩm không quá lớn nhưng tần suất sử dụng cao. Vì vậy, doanh nghiệp nên lập danh sách các vật tư sử dụng thường xuyên và xây dựng mức tồn kho tối thiểu để tránh tình trạng cần sử dụng nhưng lại hết hàng.

Việc chuẩn hóa danh mục và theo dõi lượng sử dụng thực tế cũng giúp doanh nghiệp dự báo nhu cầu tốt hơn thay vì mua hàng theo kiểu phát sinh đến đâu xử lý đến đó.

2. Nước uống, cà phê và các nhu yếu phẩm doanh nghiệp

Bên cạnh các vật tư phục vụ công việc, những sản phẩm tiêu dùng hằng ngày cũng là một phần không thể thiếu trong môi trường doanh nghiệp.

Tùy quy mô và đặc thù hoạt động, doanh nghiệp có thể cần chuẩn bị:

Nước uống đóng chai hoặc nước bình.
Cà phê.
Trà.
Nước ép
Đường, sữa và các sản phẩm dùng kèm.
Bánh, kẹo và đồ ăn nhẹ.
Mì, cháo hoặc thực phẩm tiện dụng.
Khăn giấy, giấy vệ sinh.
Ly, cốc và các sản phẩm dùng một lần.
Nước rửa tay, dung dịch vệ sinh.
Một số sản phẩm tiêu dùng thiết yếu khác.

Nhóm sản phẩm này đặc biệt cần thiết tại văn phòng, cửa hàng, showroom, nhà máy, kho hàng, khách sạn, nhà hàng và nhiều mô hình kinh doanh khác.

Thay vì để từng bộ phận tự mua những sản phẩm nhỏ lẻ, doanh nghiệp có thể xây dựng danh mục nhu yếu phẩm định kỳ theo tuần hoặc theo tháng. Cách này giúp dễ kiểm soát ngân sách và hạn chế việc mua thiếu hoặc mua trùng.

3. Thiết bị công nghệ và hạ tầng làm việc

Trong môi trường làm việc hiện đại, công nghệ là một phần của hoạt động vận hành hằng ngày.

Tùy nhu cầu, doanh nghiệp có thể cần:

Máy tính và màn hình.
Máy in, máy scan.
Router, switch và thiết bị mạng.
Thiết bị Wi-Fi.
Camera và thiết bị giám sát.
Thiết bị lưu trữ dữ liệu.
Phụ kiện máy tính.
Dây cáp mạng, cáp kết nối và phụ kiện.
Thiết bị trình chiếu cho phòng họp.
Các thiết bị hỗ trợ làm việc và giao tiếp.

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần đầu tư một hệ thống công nghệ phức tạp. Điều quan trọng là lựa chọn thiết bị phù hợp với quy mô và nhu cầu thực tế.

Ví dụ, một văn phòng nhỏ sẽ có nhu cầu khác với nhà máy, kho hàng, cửa hàng bán lẻ hay hệ thống khách sạn. Vì vậy, việc xác định đúng nhu cầu trước khi mua giúp tránh đầu tư dư thừa và giảm chi phí vận hành.

4. Thiết bị liên lạc nội bộ

Đối với những doanh nghiệp có diện tích lớn hoặc nhân viên thường xuyên phải di chuyển, điện thoại không phải lúc nào cũng là phương án liên lạc thuận tiện nhất.

Bộ đàm có thể được sử dụng trong nhiều môi trường như:

Nhà hàng và khách sạn.
Resort, khu nghỉ dưỡng.
Nhà máy, nhà xưởng.
Kho hàng và logistics.
Công trình xây dựng.
Bảo vệ và an ninh.
Trung tâm thương mại.
Cửa hàng, showroom.
Sự kiện và hội nghị.

Ưu điểm của bộ đàm là khả năng liên lạc nhanh giữa các nhóm nhân viên, đặc biệt trong những tình huống cần phối hợp tức thời.

Ví dụ tại một khách sạn, lễ tân có thể cần liên lạc với bộ phận buồng phòng; nhà hàng cần phối hợp với bếp và nhân viên phục vụ; bộ phận kỹ thuật cần trao đổi với bảo vệ hoặc quản lý.

Do đó, bộ đàm không chỉ là một thiết bị liên lạc mà còn có thể trở thành một phần của giải pháp điều phối vận hành.

5. Dụng cụ vệ sinh và sản phẩm giữ gìn môi trường làm việc

Một môi trường làm việc sạch sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của nhân viên, khách hàng và đối tác.

Doanh nghiệp nên có danh mục riêng cho nhóm sản phẩm vệ sinh như:

Khăn giấy.
Giấy vệ sinh.
Nước lau sàn.
Nước lau kính.
Nước rửa tay.
Dung dịch vệ sinh.
Túi rác.
Thùng rác.
Cây lau nhà, chổi và dụng cụ vệ sinh.
Các sản phẩm vệ sinh chuyên dụng theo từng môi trường.

Đối với nhà hàng, khách sạn, nhà máy hoặc cơ sở kinh doanh có lượng người sử dụng lớn, nhu cầu nhóm sản phẩm này có thể phát sinh liên tục.

Vì vậy, doanh nghiệp nên xác định các sản phẩm tiêu hao có tần suất sử dụng cao để lên kế hoạch bổ sung định kỳ.

6. Vật tư phục vụ sản xuất, kho hàng và vận hành

Không chỉ văn phòng mới cần vật tư. Các doanh nghiệp sản xuất, thương mại, logistics và xây dựng còn có những nhu cầu đặc thù hơn.

Có thể kể đến:

Vật tư đóng gói.
Băng keo, màng bọc, dây đai.
Pallet và dụng cụ hỗ trợ kho.
Nhãn, tem và vật tư đánh dấu.
Dụng cụ cầm tay.
Vật tư bảo trì.
Dầu mỡ và sản phẩm hỗ trợ máy móc.
Dụng cụ bảo hộ lao động.
Vật tư điện và phụ kiện.
Các vật tư kỹ thuật theo từng ngành nghề.

Với nhóm này, việc quản lý càng quan trọng bởi thiếu một vật tư nhỏ đôi khi cũng có thể ảnh hưởng đến cả quá trình sản xuất, đóng gói hoặc giao hàng.

Các hướng dẫn về quản lý vật tư tiêu hao thường nhấn mạnh việc theo dõi mức sử dụng, kiểm soát tồn kho và xây dựng kế hoạch mua hàng nhằm giảm cả nguy cơ thiếu hàng lẫn tồn kho quá mức.

7. Trang bị bảo hộ và an toàn lao động

Đối với nhà máy, công trình, kho hàng và những môi trường có yếu tố rủi ro, trang bị bảo hộ là nhóm cần được quan tâm riêng.

Tùy đặc thù công việc, doanh nghiệp có thể cần:

Mũ bảo hộ.
Giày bảo hộ.
Găng tay.
Kính bảo hộ.
Khẩu trang.
Áo phản quang.
Thiết bị bảo vệ tai.
Các sản phẩm bảo hộ chuyên dụng.

Việc lựa chọn cần dựa trên môi trường làm việc và yêu cầu thực tế thay vì chỉ lựa chọn theo giá thành.

8. Làm thế nào để doanh nghiệp quản lý các nhóm vật tư hiệu quả?

Có một danh mục vật tư đầy đủ mới chỉ là bước đầu. Điều quan trọng hơn là doanh nghiệp cần xây dựng cách quản lý phù hợp.

Lập danh mục vật tư theo từng nhóm

Thay vì quản lý tất cả sản phẩm trong một danh sách chung, có thể chia thành:

Nhóm 1: Văn phòng và hành chính
Nhóm 2: Nhu yếu phẩm và tiêu dùng
Nhóm 3: Công nghệ và thiết bị
Nhóm 4: Liên lạc nội bộ
Nhóm 5: Vệ sinh
Nhóm 6: Kho hàng và đóng gói
Nhóm 7: Bảo hộ lao động
Nhóm 8: Vật tư kỹ thuật và sản xuất

Cách phân nhóm giúp bộ phận mua hàng dễ theo dõi và xác định nhu cầu của từng bộ phận.

Xác định sản phẩm sử dụng thường xuyên

Không phải tất cả vật tư đều cần dự trữ với số lượng lớn.

Doanh nghiệp nên xác định:

Sản phẩm sử dụng hàng ngày.
Sản phẩm sử dụng hàng tuần.
Sản phẩm sử dụng hàng tháng.
Sản phẩm chỉ mua khi phát sinh nhu cầu.

Từ đó có thể xây dựng mức tồn kho phù hợp.

Theo dõi lượng sử dụng thực tế

Một trong những nguyên nhân khiến chi phí mua sắm tăng là doanh nghiệp không biết chính xác mình đang sử dụng bao nhiêu.

Việc ghi nhận số lượng nhập – xuất – tồn giúp doanh nghiệp có dữ liệu để dự báo nhu cầu và lên kế hoạch mua hàng. Với doanh nghiệp có quy mô lớn, việc sử dụng phần mềm quản lý kho hoặc hệ thống ERP có thể hỗ trợ tự động hóa nhiều công đoạn.

Hạn chế mua sắm quá phân tán

Một doanh nghiệp có thể phải mua hàng từ rất nhiều nhà cung cấp khác nhau. Điều này không phải lúc nào cũng tối ưu.

Nếu cùng một thời điểm phải đặt hàng từ nhiều đơn vị, bộ phận mua hàng có thể phải xử lý nhiều:

Báo giá.
Đơn hàng.
Hóa đơn.
Lịch giao hàng.
Điều khoản thanh toán.
Đầu mối liên hệ.

Với những nhóm sản phẩm có thể gom chung, doanh nghiệp nên cân nhắc lựa chọn nhà cung cấp có danh mục đa dạng để giảm số lượng đầu mối và đơn giản hóa quy trình mua sắm.

9. Vì sao doanh nghiệp nên xây dựng danh mục mua sắm định kỳ?

Một danh mục mua sắm định kỳ giúp doanh nghiệp chuyển từ hình thức “hết mới mua” sang “chủ động lập kế hoạch”.

Ví dụ, thay vì chờ đến khi hết giấy in mới đặt hàng, doanh nghiệp có thể xác định mức sử dụng trung bình mỗi tháng và đặt hàng trước khi lượng tồn kho xuống mức tối thiểu.

Tương tự với nước uống, cà phê, khăn giấy, vật tư đóng gói, sản phẩm vệ sinh hoặc các vật tư tiêu hao khác.

Cách làm này mang lại một số lợi ích:

Hạn chế tình trạng thiếu hàng đột xuất.
Giảm thời gian xử lý các đơn hàng nhỏ lẻ.
Dễ kiểm soát ngân sách.
Chủ động kế hoạch giao nhận.
Dễ theo dõi mức tiêu hao.
Có cơ sở đánh giá nhà cung cấp.
Có thể tận dụng tốt hơn chính sách giá khi mua theo kế hoạch.

10. GSCOM – Giải pháp cung ứng đa dạng cho nhu cầu doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp có một mô hình hoạt động khác nhau nên nhu cầu về sản phẩm và thiết bị cũng không giống nhau.

Một văn phòng có thể cần văn phòng phẩm, thiết bị công nghệ và nhu yếu phẩm. Một nhà hàng có thể cần bộ đàm, sản phẩm tiêu dùng và thiết bị hỗ trợ vận hành. Nhà máy có thể cần thêm vật tư kỹ thuật, bảo hộ và các sản phẩm phục vụ sản xuất.

Vì vậy, thay vì chỉ tìm kiếm một sản phẩm riêng lẻ, doanh nghiệp có thể xây dựng danh mục mua sắm tổng thể theo từng nhu cầu vận hành.

GSCOM định hướng cung cấp các nhóm sản phẩm và giải pháp phục vụ nhiều nhu cầu khác nhau của doanh nghiệp, từ văn phòng phẩm, thiết bị công nghệ, bộ đàm, nhu yếu phẩm đến các sản phẩm phục vụ hoạt động kinh doanh và vận hành.

Mục tiêu không chỉ là cung cấp sản phẩm mà còn hướng đến việc giúp doanh nghiệp tìm kiếm, lựa chọn và bổ sung các vật tư cần thiết một cách thuận tiện hơn.

Kết luận

Vận hành doanh nghiệp hiệu quả bắt đầu từ việc chuẩn bị tốt những nhu cầu tưởng như rất nhỏ trong công việc hằng ngày.

Từ giấy in, bút viết, nước uống, cà phê, khăn giấy, sản phẩm vệ sinh đến thiết bị công nghệ, bộ đàm, vật tư đóng gói, bảo hộ lao động và vật tư kỹ thuật, mỗi nhóm đều có vai trò nhất định tùy theo mô hình hoạt động.

Thay vì mua sắm bị động khi phát sinh nhu cầu, doanh nghiệp nên xây dựng danh mục vật tư theo từng nhóm, theo dõi mức sử dụng và lập kế hoạch bổ sung định kỳ.

Đây là cách đơn giản để chủ động nguồn cung, giảm thời gian mua sắm và từng bước tối ưu chi phí vận hành.

GSCOM – Kết nối sản phẩm, thiết bị và giải pháp phục vụ nhu cầu doanh nghiệp.